Neuf outils, trois versions du planning, des marges invisibles
Comment une agence de 35 personnes a retrouvé un système unique, une marge lisible projet par projet et du temps pour ses chefs de projet.
Cas d’école construit à partir de situations rencontrées en agence. Les chiffres sont illustratifs.
Exemples d’écrans d’un espace agence Notion reconstruits. Montants masqués, équipe fictive.
Le contexte
L’agence est passée de 12 à 35 personnes en trois ans. Les outils se sont ajoutés au fil des besoins, chacun choisi par l’équipe qui en avait l’usage, sans vision d’ensemble.
Au fil du temps, le planning existait en trois versions, les devis vivaient dans un tableur, la facturation dans un autre outil, et la direction découvrait la marge réelle d’un projet plusieurs semaines après sa clôture.
Ce qui coinçait
La méthode, étape par étape
- É
Explorer
Douze entretiens avec les équipes, l’inventaire des neuf outils et la cartographie des flux du brief à l’encaissement.
- P
Poser le diagnostic
Chaque irritant chiffré en heures et en euros, puis une roadmap en trois priorités validée avec la direction.
- U
Unifier
Un espace unique pour les projets, les clients, les devis et le planning, construit autour des habitudes de l’équipe.
- R
Rationaliser
Cinq outils supprimés ou mutualisés, les devis et les relances automatisés, un tableau de bord dirigeant à cinq indicateurs.
- É
Évoluer
Standards d’usage documentés, deux sessions de coaching par équipe et une revue mensuelle des indicateurs.
Les résultats
En huit semaines, l’agence a retrouvé une seule source de vérité. Les chefs de projet passent moins de temps à ressaisir et plus de temps avec leurs clients, et la direction suit la marge de chaque projet pendant qu’il est encore temps d’agir.
- Cartographie avant et après
- Espace agence documenté
- Tableau de bord dirigeant
- Dossier de fin de mission et feuille de route à 90 jours
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