Suivre la marge par projet en agence sans ajouter un tableur de plus

La marge d’un projet correspond à ce qui reste du prix vendu une fois retirés le coût réel du temps passé et les achats extérieurs. En agence, beaucoup de dirigeants la découvrent après la clôture du projet. Il est pourtant possible de la suivre pendant le projet, avec trois données qui existent déjà dans vos outils.

Pourquoi la marge reste invisible

Dans la plupart des agences, les informations nécessaires sont éparpillées. Le devis est dans un outil, le temps passé dans un autre quand il est saisi, et le coût d’une heure de travail n’a jamais été calculé précisément. Personne ne relie ces trois éléments, alors la marge n’apparaît qu’au bilan, noyée dans le résultat global.

Un projet peut ainsi sembler rentable sur le papier et coûter de l’argent en pratique, simplement parce que les allers‑retours avec le client ont doublé le temps prévu.

Les trois chiffres à relier

Le temps vendu figure dans votre devis. Le temps passé vient de la saisie des temps de l’équipe. Le coût horaire chargé se calcule une fois par an. Avec ces trois chiffres, la marge se calcule en continu.

Calculer un coût horaire chargé réaliste

On part du salaire brut annuel, auquel on ajoute les charges patronales. En France, on multiplie généralement le brut par un coefficient compris entre 1,4 et 1,5 selon les cas. On divise ensuite par le nombre d’heures réellement facturables dans l’année, et non par la durée légale de travail.

Prenons une cheffe de projet à 42 000 € brut par an. Avec un coefficient de 1,45, son coût annuel atteint 60 900 €. Si elle consacre environ 1 100 heures par an à des projets clients, une fois retirés les congés, les réunions internes et le temps commercial, son coût horaire chargé est d’environ 55 €.

Beaucoup d’agences divisent par 1 607 heures et obtiennent un coût horaire trop bas. Leurs projets paraissent alors plus rentables qu’ils ne le sont.

Saisir les temps sans braquer l’équipe

La saisie des temps a mauvaise réputation, souvent parce qu’elle est demandée à la tâche près et vécue comme du contrôle. Pour suivre une marge, la saisie par projet et par demi‑journée suffit largement. Cela prend deux minutes par jour.

Expliquer pourquoi on le fait change aussi l’accueil. Quand l’équipe comprend que ces chiffres servent à mieux chiffrer les prochains devis et à éviter les projets qui débordent, la saisie devient un outil partagé plutôt qu’une contrainte.

Un tableau de bord avec cinq indicateurs

Inutile de suivre trente indicateurs. Cinq suffisent pour piloter une agence au quotidien.

• La marge par projet, mise à jour chaque semaine.
• Le rapport entre temps vendu et temps passé, sur l’ensemble des projets en cours.
• La liste des projets qui ont consommé plus de 70 % du temps vendu.
• Le délai moyen entre la signature du devis et l’encaissement.
• La charge de l’équipe sur les quatre prochaines semaines.

Ces indicateurs peuvent vivre dans votre outil central, Notion ou un autre, à condition que les données y arrivent sans ressaisie.

Agir quand un projet commence à déraper

Le bon moment pour réagir se situe bien avant la fin du projet. Une alerte quand 70 % du temps vendu est consommé laisse encore la place à une discussion avec le client, à un avenant ou à un recentrage du périmètre. À 100 %, il ne reste plus qu’à constater la perte.

Questions fréquentes